E-facturatie (Peppol) in jouw algemene voorwaarden?

Ook bedrijven of organisaties die nog niet verplicht zijn gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, kunnen zich aanmelden op het Peppol-netwerk. Voor hen geldt nog steeds dat een voorafgaand akkoord tussen de partijen nodig is om rechtsgeldig e-facturen uit te wisselen. Twee voorbeelden van dergelijke organisatie zijn: buitenlandse bedrijven zonder Belgische vaste inrichting en volledig artikel 44 Wbtw vrijgestelde organisaties. Hoewel de aanmelding op het Peppol-netwerk voor ontvangst van facturen een duidelijk signaal is dat de organisatie in kwestie zich akkoord verklaar om de facturen te ontvangen, is het aangewezen om in je algemene voorwaarden expliciet te bepalen dat:

• de aansluiting van een klant op het Peppol-netwerk geldt als expliciete aanvaarding van de ontvangst van gestructureerde elektronische facturen;
• de gestructureerde elektronische factuur de enige rechtsgeldige factuur is.

Op die manier creëer je duidelijkheid over wat partijen als geldige facturen beschouwen en heeft de verzender een duidelijker voorafgaand akkoord. Dat is bijzonder relevant voor zowel het bewijs van facturatie als het aanvangspunt van betalingstermijnen, zie ook punt 3.

Een tweede belangrijk aandachtspunt zijn operationele aspecten en verantwoordelijkheden bij e-facturatie. Het correct uitlezen of goed verwerken en of boeken van een factuur kan nooit de verantwoordelijkheid zijn van de verzender, zolang de factuur uiteraard correct volgens de regels is opgemaakt.

Daarom is het aan te raden om vast te leggen dat:

• elke partij zelf verantwoordelijk is voor het naleven van de geldende wetgeving, waaronder de correcte configuratie van haar Peppol-aansluiting, identificatiegegevens (zoals de Peppol-ID) en interne ontvangstprocessen;
• het niet of laattijdig verwerken van een factuur als gevolg van interne of technische problemen aan de zijde van de klant geen impact heeft op de leverancier en zijn rechten;
• additionele eisen over de factuurinhoud, die verder gaan dan de strikte wettelijke verplichtingen enkel geldig zijn indien deze in onderlinge overeenkomst met de leverancier op voorhand vastgelegd zijn;
• dat geen van voorgaande twee punten geldige redenen vormen om:

1. de factuur als ongeldig te beschouwen,
2. de betaling uit te stellen,
3. of aansprakelijkheid af te wentelen op de verzendende partij;

Zo voorkom je dat een technisch probleem bij of inhoudelijke verwachtingen van de ontvanger een negatieve impact heeft op de verzender van de factuur, voornamelijk in de vorm van de acceptatie en betaling van de factuur.

Om discussie te vermijden, kan je bepalen dat de factuur als juridisch ontvangen wordt beschouwd op het moment dat zij technisch geaccepteerd wordt door het Peppol Access Point van de ontvanger. Gezien het ontvangende Peppol Access Point verplicht is om aan het verzendende Peppol Access Point een bevestiging van ontvangst te verzenden, verzekert de verzender van het document zich door deze formulering ervan dat hij te allen tijde bevestiging van ontvangst zal hebben.

Door deze formulering verzekert de verzender er zich tevens van dat de integratie tussen het ontvangende Access Point en het ERP-, boekhoud- of facturatiepakket van de klant niet onder zijn verantwoordelijkheid valt. Het tijdstip van ontvangst van de factuur is dus niet het tijdstip van de interne verwerking door de ontvanger.

Tot slot kan vermeld worden dat de betaaltermijn start vanaf de ontvangst van de factuur, zoals hierboven beschreven.

Een vierde element betreft de financiële aansprakelijkheid bij niet-naleving van de e-facturatieverplichtingen. Vanaf 2026 voorziet de wetgeving onder meer in:

• administratieve boetes wanneer een onderneming niet beschikt over de nodige technische middelen om e-facturen te verzenden of te ontvangen;
• het voortbestaan van de klassieke btw-sancties bij niet-conforme of ontbrekende facturen.

Zonder contractuele regeling bestaat het risico dat partijen deze kosten aan elkaar proberen door te rekenen. Een duidelijke clausule kan bepalen dat alle boetes, sancties, interesten en bijkomende kosten die het gevolg zijn van het gebruik van niet-conforme facturen, het niet (correct) kunnen ontvangen van e-facturen, of het niet naleven van de wettelijke e-facturatieverplichtingen, uitsluitend ten laste vallen van de partij die deze niet-naleving heeft veroorzaakt.